Elektronisk bilagshåndtering

Kender du en god timeregistrering app? Det bliver mere og mere almindeligt at bruge elektronisk bilagshåndtering. Papirbilag vil snart være en saga blot og det er der god grund til. Så snart administrationen i en virksomhed eller organisation bliver fuldt elektronisk, er der meget at spare – ikke blot i forhold til de tidligere så store mængder papir, der nu bliver overflødige, men også i form af tidsforbrug. I dag er det langt nemmere at lade al kommunikation, både intern og ekstern, foregå elektronisk. Elektroniske bilag er nemmere at opbevare, optager langt mindre plads og kan lettere gemmes i flere eksemplarer. Administrationen og bogholderiet bliver gevaldigt slanket og både penge og ressourceforbrug kan med fordel benyttes andetsteds.

 

To løsninger

Den nye teknologi findes i forskellige modeller. På nuværende tidspunkt vil det som oftest være i form af én ud af to mulige løsninger. Den elektroniske løsning kan tage form af et lukket intranet, som kræver særlig adgang, enten geografisk eller gennem et program, der skal downloades med dertil hørende adgangstilladelser, før det kan bruges.

 

Det lukkede system

Mange virksomheder benytter stadig denne løsning. Det skyldes ofte sikkerhedshensyn, men kan ofte også have sin begrundelse i det faktum, at mere konservative ledere i især små virksomheder er mistroiske over for nyere teknologiske løsninger, som for dem virker ukendte og derfor knap så sikre. Det lukkede system har da typisk også flere fordele i forhold til sikkerhed imod for eksempel hackerangreb. Til gengæld mangler dette system i høj grad fleksibilitet.

 

Bilagshåndtering i skyen

En model, der vinder mere og mere indpas, er de systemer, der er internetbaserede. Her bliver dataen gemt i ’skyen’. Der er altså tale om cloud-baserede løsninger. Det kan gøre systemet mere sårbart over for angreb fra hackere, men ikke nødvendigvis. Fordelen ved denne form for løsning er helt klar. Den giver en høj grad af fleksibilitet og kræver ikke at brugeren får en helt særlig adgang eller befinder sig på et bestemt sted – eller endda bruger en bestemt computer. Denne løsning kan kombineres med andre programmer som for eksempel apps til timeregistrering.

Der er stor efterspørgsel på smarte måder at registrere den tid, som medarbejderne bruger på arbejdet, især i forhold til lønudbetaling og måling af tidsforbrug på arbejdsopgaver og her kan en timeregistrerings app være en nem og smart løsning. Kombineret med et elektronisk regnskabsprogram vil det lette arbejdet for regnskabsafdelingen, så virksomheden sparer tid og ressourcer. Der er således meget at vinde ved at droppe papiret til fordel for elektronisk administration.

Acubiz A/S

Bregnerødvej 133D

3460 Birkerød

70214215